随着大量新技术解决方案改善空间使用和管理，“优化”似乎成为当今的话语。作为一个例子，商业媒体强调最近的收购目标是提供“优化办公室的软件。”事实上，被收购的公司提供会议室调度，无可否认的是非常好的调度，但不是大多数数据科学家将其定义为真正的优化而不是我们大多数人称之为“办公室”。类似的例子在房地产和工作场所软件描述中比比皆是。
当然，新的工作场所软件和工具很有价值。传感器，物联网系统和软件以及显示工作人员位置的移动应用程序可提供更好的空间使用数据。办公室和会议室调度程序提高了查找工作空间和同事的效率。这些工具可以展示机会并提供“可操作的见解”。在简单的情况下，这些信息可能足以进行优化。在复杂的情况下，有许多不同的方式可以利用这些机会，“优化”需要更多的东西。忽视其他更好的解决方案可能需要花费数百万美元。
例如，当数据表明基于活动的工作场所可能更合适时，工作场所策略师是否找到了各种类型和规模的办公桌和会议室的最佳组合，或者只是更好的组合?或者，当规划人员了解到一些商业团体由于新的工作场所策略而需要更少的空间而其他人因需求增加而需要更多空间时，他们是否找到了能够节省大部分资金同时维持或潜在提高企业生产力的设施和占用策略，或者他们只是节省了一些钱，留下了数百万美元的赌注?
随着房地产用户面临越来越激烈的竞争，不断上涨的房地产成本以及不断提高响应能力的压力，大多数组织都没有足够的奢侈品来满足于公正的改进。他们没有时间做出缓慢，低效的手动流程来做出决策，他们希望能够自己找到解决方案，而不是打电话给顾问。
大多数新的房地产技术可以提高数据收集和流程效率。解决决策的进展很少。房地产和工作场所规划者正在做出更多“数据驱动”的决策，但他们使用的工具基本上仍然是“手动的”，依赖于基本的摘要统计，仪表板和电子表格。
其他学科的决策与优化
在许多门徒中，几十年前就采用了更好的决策工具。我们看到企业房地产的采用率要低得多，其中包括办公室，研发和知识工作者的其他空间类型。这些空间类型包括公司位置，以及教育，医疗，政府和非营利性工作场所。
在航班调度，库存管理甚至NFL游戏调度中，规划人员使用数学优化来找到“最佳”解决方案。通过这种方法，计算机算法可以搜索许多不同的替代方案，以找到最符合业务目标和约束的方案。想象一下，如果航空公司使用大多数组织用于房地产和工作场所规划的相同工具(便利贴，电子表格和图形拖放)安排航班，我们的航空公司体验会更糟糕。
数学优化属于广泛的Merriam-Webter定义的人工智能(AI)工具，即具有“模仿智能人类行为”能力的软件和工具，但使用的算法与大多数当前的AI应用程序不同。从技术上讲，这些算法称为“混合整数线性规划”或“约束规划”，但我们可以将这些细节留给专家。
军事机构在使用这些技术方面有着悠久的历史，从第二次世界大战开始，规划者希望找到成本最低的饮食，为士兵提供充足的营养。最近，陆军在其2005年基地调整和关闭(BRAC)分析中使用了数学优化。这种方法提供了关于用作政治讨论背景的替代方案的可辩护数据。位于弗吉尼亚州的美国国家航空航天局(NASA)兰利研究中心(LaRC)的地理信息系统团队使用了一个综合的GIS优化模型，在其370多万平方英尺的校园内重新分配了300多座建筑物的空间使用情况。
其他房地产类也采用了这些技术，可以更容易地衡量结果。物流和供应链管理应用程序可优化制造，仓库和配送能力和位置。零售站点，服务中心以及消防和警察局位置的分析可以确定如何以最具成本效益的方式覆盖客户和居民。
企业房地产的优化
二十多年来，我一直在为Google，思科，美国银行和PacifiCare Health Systems(现为United Health Care Systems的一部分)等公司的咨询项目提供房地产和工作场所规划的优化模型。通过我的核心计划软件，我们发现数以百万计的成本节约和生产力改进被忽略了，所有这些都在几分钟内完成，而不是传统方法所需的时间和天数。项目可以包括战术拦截和堆叠，以及支持合并，收购，增长和整合的校园，区域和国家计划的多设施战略分析。建议包括获取，处置，更新，取消，重新配置和翻新的位置以及要重新安置的业务组。
我们的算法评估有关业务增长和需求，空间利用率，设施成本，条件和配置，租赁到期，处置替代方案，资本改进要求和房地产市场条件的数据。在适当的时候，我们包括工资和福利，招聘，培训和遣散费用。典型的大型项目可以评估15个建筑物中20个业务组的这些因素，以便在几分钟内找到满足业务需求的最佳解决方案。由于计算机处理速度和效率如此之高，计算机比这些类似拼图游戏的问题要快得多。
其他CRE决策应用程序使用优化和模拟算法来测试不同的工作场所布局，并确定最佳数量的不同类型的办公室和会议室以及医院中最佳数量的检查室。这些工具还可以平衡短期租赁，取消选择和共同工作空间的额外成本，以及将来不再需要长期租赁空间的机会。预测分析有助于建筑经理确定何时更换或提供建筑设备维护以及如何减少能源使用。
由于这些工具为决策提供了更好的信息，因此CRE团队可以与高级管理人员建立更高的可信度在一个巩固两家合并保险公司总部业务的项目中，通常是一个情绪化的决定，公司财务主管说他从未见过如此迅速和顺利地做出重大决定。我们的搜索算法表明，规划者的直观推荐提供了实现业务目标的最佳方式。在执行会议上，高级管理人员询问了其他替代方案。由于优化技术自动化了回答假设问题的最耗时的方面，我们已经准备好了答案，为高级管理人员提供了更大的信心，我们的建议只需要两次会议就可以做出最终决定。
这些工具的速度和灵活性可以支持更灵活的工作场所，并且越来越多的人认识到工人的邻接和协作可以提高工作效率。正如一位规划师所指出的那样，采用传统的试穿规划方法，可能需要几天才能找到一个好的座位安排。到那时，业务需求可能已经改变，需要一个新的计划。优化软件可以提供实时，全面的计划，在几分钟内支持新的业务需求。在共同工作的情况下，当工人来到办公室时，规划人员可以制定计划，以实时满足当天的特定需求。